Como Melhorar Processos na Sua Empresa
É muito comum a queixa de gestores e empresários sobre processos que são ineficientes e lentos. Muitas vezes o problema não está nos processos em si, mas no modelo de gerenciamento (você pode ler mais sobre gestão ágil aqui). Mas, em alguns casos, o problema é a forma como os processos estão desenhados, com etapas supérfluas, mal sincronizadas e complicadas. Esse artigo vai focar especificamente nesta segunda parte: em como melhorar processos.
A fórmula da simplificação de processos tem cinco etapas:
O estudo do fluxo produtivo como ele é hoje;
A identificação das etapas limitadoras, que regem a velocidade geral do processo;
A reorganização do processo em torno das etapas limitadoras;
A identificação dos pontos de controle para que haja o menor nível possível de trabalho agregado se houver necessidade de correção;
A identificação de etapas que podem ser automatizadas.
O estudo do fluxo produtivo atual é a identificação do passo a passo do processo: qual é cada etapa que deve ser seguida, quem é responsável pela execução dessa etapa, qual o prazo dessa etapa, os insumos e pré-condições para execução da etapa e os produtos dela. O resultado final desse esforço é uma espécie de mapa: um fluxograma.
A identificação das etapas limitadoras consiste em entender as atividades que “prendem” outras atividades. Também são chamadas de “caminho crítico”.
Um exemplo:
Digamos que, para fazer um pit stop, o tempo de troca de pneus seja de 5 segundos e o tempo de abastecimento do tanque seja de 8 segundos. E que a equipe só tenha três pessoas para executar as tarefas.
A etapa limitadora no caso do pit stop descrito é o abastecimento. Por isso, o caminho óbvio é trocar dois pneus enquanto alguém abastece o tanque e depois trocar mais dois pneus. Total: 10 segundos. A pessoa que abasteceu o tanque ficou 2 segundos ociosa. Uma improdutividade de menos de 7% (2 segundos de 30 segundos-pessoa)
Entretanto, outra possibilidade é colocar as três pessoas para trocar três pneus, depois, ao mesmo tempo, trocar o quarto pneu e abastecer o tanque. Total: 13 segundos. Uma pessoa ficou ociosa por 8 segundos e outra pessoa ficou ociosa por 3 segundos. Quase um terço de improdutividade (11 segundos de 39 segundos-pessoa) e 30% mais de tempo para executar.
Esse exemplo é uma caricatura. O segundo caminho é até esquisito. A realidade é que muitas empresas fazem a segunda opção do pit stop sem se darem conta. Ou por não terem processos bem desenhados ou por descumprirem o caminho lógico dos processos.
A reorganização do processo nada mais é que definir uma nova forma de fazer observando as ineficiências lógicas e etapas redundantes. Retomando o exemplo, seria sair do segundo formato de pit stop para o primeiro formato. É aqui que se responde mais diretamente à pergunta “como melhorar o processo”.
A identificação dos pontos de controle é identificar onde se pode fazer uma verificação do processo para garantir a qualidade, mas gerando o mínimo de retrabalho possível em caso de necessidade de conserto. Ou seja: perguntar-se “como melhorar processos” a partir da adição de etapas que evitam que se avance em bases insustentáveis, gerando retrabalho.
Outro exemplo:
Você trabalha com uma agência de propaganda e quer que ela elabore uma campanha para sua empresa. A agência precisa ser o mais eficiente possível.
Muitos clientes de agência passam informações insuficientes sobre seus objetivos e contexto (e muitas agências aceitam isso);
A agência faz inúmeras tentativas e o cliente não fica satisfeito, gerando inúmeras refações do trabalho.
Isso é péssimo porque o cliente só faz uma verificação final e o trabalho precisa ser refeito do começo.
O processo deveria ter um ponto de controle inicial, em que a agência capta objetivos do cliente e valida com o cliente aquilo que ele deseja. Se houver um erro aqui, corrige-se muito mais rapidamente e muito menos trabalho acumulado é perdido.
A partir disso, outro ponto de controle, com a coleta de informação sobre o contexto daquela campanha, dados os objetivos, e uma nova validação com o cliente. Se houver um erro aqui, também se corrige muito mais rapidamente e muito menos trabalho acumulado é perdido.
A partir de definições mais claras, a agência elabora a campanha. Isso não elimina as chances de erro, mas o caminho para o acerto é encurtado.
Este exemplo ilustra a importância do cuidado para não tornar seu processo mais ineficiente sob o pretexto de uma falsa agilidade. Na verdade, isso não é agilidade, é pressa. O que gera uma entrega atabalhoada e imprecisa. Muitas vezes não se sabe como melhorar processos porque não são notadas as etapas que precisam ser acrescentadas em nome da eficiência.
Por fim, com os avanços e possibilidades de uso de sistemas, devem ser identificadas as oportunidades de automação. O segredo aqui é não partir imediatamente para o “como fazer”, mas mapear, incialmente, “o que” pode ser automatizado, priorizar pela facilidade de execução e pelo custo-benefício e começar a fazer.
Quer ler mais sobre como melhorar processos? Experimente esses dois livros para gerar reflexões:
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