Cuidados básicos para alinhar seu time (e mantê-lo alinhado)
Na vida empresarial brasileira, é comum observarmos reuniões ou comunicados que geram compromissos e agendas difusos, pouco claros. Ao final desses momentos, as pessoas saem com visões e interpretações diferentes sobre o que ficou decidido ou combinado.
O resultado disso é uma execução comprometida. Afinal, coisas que poderiam acontecer rapidamente, podem acabar tomando muito mais tempo, pois algo diferente do que era para ser feito acaba sendo executado. E, muitas vezes, quem está em numa posição gerencial ou de liderança só vai perceber isso de forma tardia.
Isso não é responsabilidade só do gestor. Comunicar-se é difícil, apesar de ser algo que começamos a fazer muito cedo em nossas vidas e fazemos o tempo todo, quase que sem parar. Cometemos imprecisões, há também sutilezas nos significados de palavras que nem todos entendem da mesma forma e, principalmente, perguntamos menos do que deveríamos. A comunicação nunca vai ser perfeita sem alguma redundância. No caso da gestão, essa redundância positiva é composta por perguntas, tanto da parte de quem recebe quanto de quem passa a informação.
Resolvemos isso criando mecanismos para gerar clareza e construir um ambiente de abertura às perguntas e à discordância e com processos de formalização e acompanhamento das decisões.
Primeiramente, devemos deixar claro o que está em questão, mesmo que seja óbvio. Que decisões estamos tomando e que problemas estamos resolvendo. Além disso, é importante deixar claros os critérios para tomada das decisões.
Isso precisa vir acompanhado do estímulo ao debate e ao confronto de ideias. Chegar a acordos e consensos muito rapidamente pode dar uma falsa sensação de eficiência, quando o na verdade o que houve foi pressa no processo. Quem está na posição de liderança precisa provocar isso, fazendo perguntas do tipo “como você faria diferente?” ou “o que pode dar errado aqui?”
Durante os debates e discussões é fundamental tratar de questões específicas, ou seja, o detalhe de como as coisas vão acontecer, quais serão as entregas específicas, quem vai fazer o que e em que prazo, com que recursos e autonomia. “Fulano vai trabalhar para melhorar tal processo” ou “vamos apresentar um planejamento do evento” não são suficientes. Qual a melhoria está se buscando. Ou, no segundo exemplo, o que vai ser apresentado nesse planejamento? É o conceito do evento? É um orçamento? É um checklist com os detalhes operacionais?
Por fim, as decisões e encaminhamentos precisam ser formalizados e acompanhados. Preferencialmente a formalização deve ser feita numa única plataforma padronizada, que varia de gerenciadores de tarefas como Asana ou Trello a documentos compartilhados ou mesmo e-mails de formalização. As pessoas podem ter até mecanismos paralelos simples individuais, se isso as faz trabalhar melhor. Mas não se pode abrir mão de ter algo que sirva de base para acompanhamento da execução e que preserve a memória do que foi combinado originalmente. (Abordagens mais teóricas podem até dizer que isso é ruim, mas após quase duas décadas observando gestores e equipes trabalharem passando por evoluções técnicas e gerenciais, eu não vejo isso como um “campo de batalha” frutífero para um gestor, desde que a pessoa use adequadamente a ferramenta que se estabeleceu como padrão.)
O acompanhamento deve ser proporcional à complexidade e criticidade, reversibilidade da atividade em questão (quanto maiores, mais perto o gestor deve acompanhar) e também inversamente proporcional à desenvoltura específica para a tarefa que profissional que está executando (ou seja, quanto mais a pessoa está familiarizada com uma tarefa específica, mais distante pode ser esse acompanhamento).
Como está a clareza das decisões, reuniões e acompanhamentos na sua empresa?
Perde-se tempo com retrabalhos desnecessários e as coisas não andam por que o que precisa ser feito nem sempre fica claro? Ou as decisões e pedidos são bem especificados?
É fácil ou difícil resgatar a memória do que ficou combinado?
O acompanhamento existe e problemas são antecipados ou se termina por apagar incêndio quando as coisas não acontecem?
Uma dica final: converse com sua equipe sobre esses pontos acima. Crie um clima aberto e facilitador para entender como as pessoas veem essas questões. Isso pode ser um excelente ponto de partida para ampliar a eficiência da sua gestão e do funcionamento do time.
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